Ваше время в ваших руках - Страница 35

4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)

В заключительном упражнении вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.

Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!

Помните при этом о следующих моментах:

- начало работы;

- спокойный час;

- график дневной продуктивности;

- регулирование пауз;

- график дневных «помех»;

- контроль за результатами дня;

- предварительное планирование следующего дня.

Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!

С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.!

4.6. Резюме

— Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.

— Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот,

— В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня.

— Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.

— Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений определите свой график продуктивности.

— Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.

— Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.

— Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.

— Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Организационные принципы распорядка дня

Начало дня

1. Начинать день с позитивным настроем.

2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.

3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка плана дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без раскачки.

7. Согласовывать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами.

Основное время дня

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.

11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.

12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).

15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.

16. Рационально завершать начатое.

17. Использовать временные «остатки».

18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных «помех»).

19. Выкраивать спокойный час.

20. Контролировать время и планы.

Конец дня

21. Завершать несделанное.

22. Контроль за результатами и самоконтроль.

23. План на следующий день.

24. Домой — с хорошим настроением.

25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

— Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос и изыскивайте меры, которые могли бы помочь вам в саморазгрузке.

Используйте материал главы «Организация и исполнение» для своих нужд. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Берегите свое время (см. начальную главу «Значение времени»), обходитесь со своим временем так же, как вы обходитесь со своими деньгами!

Не "всё в свое время", а "всё в мое время"!

5. Контроль: Как обеспечить успех и запланированный результат

5.1. Функции контроля

Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты видят в нем основную деятельность менеджера.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.

Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением.