Ваше время в ваших руках - Страница 34

4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка

Важным фактором ваших успехов в работе выступает ваш личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками.

Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Нижеследующие вопросы должны помочь вам лучше присмотреться к своему рабочему стилю. Отметьте, пожалуйста, по каждому вопросу тот ответ, который больше всех соответствует вашим наклонностям. Используйте для этих целей также опыт, приобретенный вами при проработке начальной главы.

Чем больше сумма набранных вами баллов, тем больше вы сами себе мешаете работать!

В последующем изложении вы найдете целый ряд советов и предложений по избавлению от тех вредных привычек в работе, которые могут стоить очень много времени («поглотителей времени»). Укажите те меры, которые вы хотели бы использовать в ближайшее время, в самоанкете в конце гл. 4.

Исходя из специфики своей работы и своих личных качеств вы должны подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.

Пути к саморазгрузке

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.

- Зачем вообще это делать?

- Почему именно я?

- Почему именно сейчас?

- Почему в этой форме?

Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на вашем письменном столе! Они помогут вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.

Зачем вообще это делать?

→ Исключить!

- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать этот доклад, составлять это письмо и т.д. и т.п.?

- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?

- Действительно ли надо принимать этого посетителя, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?

- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?

Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!

Почему именно я?

→ Поручить!

- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?

- Действительно ли это в моей компетенции?

- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?

- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?

- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?

Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.

Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования! Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и вашими сотрудниками.

Почему именно теперь?

→ Установить оптимальные сроки!

- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?

- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?

- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?

- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т.д.)?

Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.

Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме?

→ Рационализировать!

- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы диктовать!)

- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?

- Как я могу упростить и рационализировать этот процесс?

Пусть эти и подобные вопросы натолкнут вас на новые идеи относительно организации вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!». Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.

Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения