Ваше время в ваших руках - Страница 38

Обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение ваших профессиональных и жизненных целей.

Идеально было бы, если бы вы занимались лишь той информацией, которая кажется важной с точки зрения решения ваших проблем и достижения ваших целей. В этой связи информационным фильтром для восприятия новых данных может служить однозначная целеориентация, когда более существенные вещи воспринимаются сильнее, чем те, которые обладают малой информационной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому остаются без внимания.

В реальной жизни, однако, вы получаете, перерабатываете и распространяете гораздо больше информации, чем это действительно необходимо. Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку вы вынуждены постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации.

Коммуникации — это обмен информацией

Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования. Менеджеры проводят в среднем 80% своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п.

Какая доля вашего времени отводится выполнению функции «информация и коммуникации»? Проанализируйте с этих позиций еще раз свои протоколы дня (анализ времени и деятельности). Несмотря на все старания, половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней — однако какая именно половина?

В настоящей главе речь идет не о разработке стратегии информационной политики, а о рациональном подходе к овладению информацией. Сама эта тема настолько многогранна, что по этому поводу существует избыток информации, изложенной в многочисленных руководствах по менеджменту. В рамках данной книги, разумеется, невозможно подробно рассмотреть все аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором, выводами и рекомендациями обратиться к специальной литературе.

6.2. Рациональное чтение

Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным.

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение! Совершенствование техники чтения означает поэтому совершенствование вашей организации труда!

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств.

Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.

Методы «до чтения»

Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы определить, какие части соответствующего текста (книги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять интерес с точки зрения личных и профессиональных целей, а какие — нет. Независимо от того, с какой скоростью вы читаете, вы сможете путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Сортируйте поэтому свой материал для чтения и читайте лишь то, что вам безусловно нужно для получения информации!

Как можно прочитать 200 страниц за одну минуту? Очень просто: вы должны в течение этой минуты, просмотрев содержание, определить, что книга объемом 200 страниц не подходит вам, и потому решить ее не читать! Критический анализ программы чтения на день у большинства руководителей показал бы, что многое вообще можно было не читать.

Рациональное чтение прежде всего предполагает целенаправленный отбор и принятие решения относительно того, надо ли тот или иной материал читать вообще, и если да, то в каком объеме

Следующие вспомогательные вопросы должны способствовать тому, что чтение будет вами восприниматься в меньшей степени как спонтанный, эмоционально управляемый акт (например, из любопытства к своей почте), а в большей мере как рациональный процесс:

- Что я должен прочитать?

- Что я обязан прочитать?

- Что я хочу прочитать?

- Что я хочу с этим предпринять?

- Что можно было бы прочитать позднее?

- Что мне вообще не нужно читать?

Отдавайте себе отчет в том, что за иной материал для чтения вы должны заплатить цену в деньгах, но за любой материал для чтения необходимо заплатить цену во времени! (см. начальную главу о ценности времени).

Каким временем для чтения вы вообще располагаете в течение дня или недели, чтобы прочесть все то, что должны или хотели бы прочитать?

Обходитесь по-хозяйски со своим временем и выбирайте материал для чтения, сообразуясь со своими целями по следующей схеме.

1. «Просеивайте имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его!

2. Собирайте также небольшие тексты для серийной обработки в рабочие блоки и резервируйте в своем недельном плане по крайней мере один час для их прочтения!

Методы «во время чтения»

Если вы после фазы селекции приняли первое позитивное решение, а именно ближе заняться соответствующим текстом, вы можете читать его в зависимости от целеустановки, руководствуясь следующими методами.