Ваше время в ваших руках - Страница 20

Это ваш постоянный спутник, ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у вас под рукой. Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дне вник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Структура ДВ

Календарная часть.

- В эту часть вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами,

- Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день,

- вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

- Отдельные дневные листки вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

- Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

- порядок подготовки проектов;

- сроки проведения ярмарок и семинаров;

- организационные мини-планы;

- важнейшие понятийные сокращения;

- тарифы зарплаты и доходов;

- список дней рождения;

- почтовые тарифы;

- списки книг;

- расписание самолетов;

- адреса отелей;

- дорожные расходы;

- диетические таблицы;

- календарь футбольных матчей;

- сроки проведения всевозможных мероприятий;

- листки-памятки;

- универсальные листки для планирования; карточки для записей идей и т.д.

Раздел адресов и телефонов.

У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть.

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

- Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

- Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители обещают 15—35%) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час! Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!

2.6. Резюме

Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.

- Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени),

- Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).

Важнейшие принципы и правила планирования времени:

1. Основное соотношение (60:40).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех».

3. Сведение задач воедино — план действий.

4. Регулярность — системность — последовательность.

5. Реалистичное планирование.

6. Гибкость.

7. Восполнение потерь времени.

8. Письменная форма.

9. Перенос несделанного.

10. Фиксация результатов, а не действий.

11. Установление временных норм.

12. Сроки исполнения.

13. Установление приоритетов (степени важности).

14. Избавление от «тирании» спешности.

15. Делегирование.

16. «Поглотители времени» и временные резервы.

17. Переработка — перепроверка.

18. Свободное время.

19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).

20. Время для планирования и творчества.

21. Рутинная работа.

22. Непродуктивная деятельность.

23. Альтернативы.

24. Разнообразие.

25. Согласование временных планов.

Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки. План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.