Ваше время в ваших руках - Страница 17

Декадный план

Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.

Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели

- На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?

- Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

- Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?

- Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить?

- К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?

- Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?

- Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план

Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей! Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени. Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.

2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т.е. если вы имеете конкретный план расхода времени.

- Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

- Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

- Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

- В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

- Благодаря контролю результатов дня у вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).

- За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

- Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование вашей личной методики работы

- Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, вы ограничиваетесь только самым существенным. Если вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.

- Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарша;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).